CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH XỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG ĐÚNG QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT
Trong quá trình quản lý và sử dụng lao động, xử lý kỷ luật lao động là biện pháp nhằm duy trì trật tự tại nơi làm việc, nâng cao ý thức chấp hành nội quy và bảo đảm việc thực hiện các nghĩa vụ trong quan hệ lao động. Tuy nhiên, quyền xử lý kỷ luật của người sử dụng lao động không được thực hiện tùy ý mà phải dựa trên căn cứ xác định hành vi vi phạm, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc, trình tự và thủ tục do pháp luật quy định. Việc thực hiện đúng quy trình xử lý kỷ luật lao động không chỉ giúp người sử dụng lao động hạn chế rủi ro pháp lý, phòng ngừa tranh chấp lao động mà còn góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Vì vậy, việc nắm rõ các bước tiến hành xử lý kỷ luật lao động theo quy định hiện hành là cần thiết để bảo đảm tính minh bạch, khách quan và hợp pháp trong quá trình áp dụng kỷ luật tại doanh nghiệp.
I. Những hình thức xử lý kỷ luật lao động
Theo Điều 124 Bộ luật Lao động năm 2019, pháp luật quy định 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động, bao gồm:
- Khiển trách.
- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng.
- Cách chức.
- Sa thải.
Các hình thức này được áp dụng nhằm xử lý những hành vi vi phạm kỷ luật lao động, góp phần duy trì trật tự và bảo đảm việc tuân thủ nội quy tại nơi làm việc. Tùy thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và căn cứ xử lý theo quy định pháp luật, người sử dụng lao động cần lựa chọn hình thức kỷ luật phù hợp, bảo đảm tương xứng với hành vi vi phạm và không vượt quá phạm vi pháp luật cho phép. Đặc biệt, việc áp dụng kỷ luật lao động không chỉ dừng lại ở việc xác định hình thức xử lý mà còn phải tuân thủ các nguyên tắc, thời hiệu, trình tự, thủ tục theo quy định. Đây là cơ sở quan trọng để bảo đảm tính hợp pháp của quyết định kỷ luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong quan hệ lao động, đồng thời hạn chế nguy cơ phát sinh tranh chấp.
II. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động
Theo Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được quy định cụ thể nhằm bảo đảm việc xử lý vi phạm được thực hiện trong thời hạn luật định.
Theo đó, thời hiệu thông thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; đối với hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động, thời hiệu là 12 tháng.
Trường hợp người lao động thuộc các khoảng thời gian chưa được xử lý kỷ luật theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, nếu thời hiệu đã hết hoặc thời gian còn lại không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu, nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết khoảng thời gian được bảo vệ.
Trong mọi trường hợp, người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hiệu luật định, bảo đảm việc xử lý đúng quy định và hạn chế phát sinh tranh chấp lao động.
III. Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, việc xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ các nguyên tắc nhằm bảo đảm tính khách quan, công bằng và đúng quy định pháp luật, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.
Trước hết, người sử dụng lao động có trách nhiệm chứng minh lỗi của người lao động và phải bảo đảm sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên. Người lao động phải được bảo đảm quyền có mặt, tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật. Toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản theo quy định.
Bên cạnh đó, pháp luật nghiêm cấm việc áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật đối với cùng một hành vi vi phạm. Trường hợp người lao động đồng thời thực hiện nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động, người sử dụng lao động chỉ được áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất. Quy định này nhằm tránh việc xử lý chồng chéo, bảo đảm tính tương xứng giữa hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật được áp dụng.
Ngoài ra, người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật lao động trong những khoảng thời gian pháp luật quy định, bao gồm khi người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được người sử dụng lao động đồng ý; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả điều tra, xác minh và kết luận của cơ quan có thẩm quyền đối với các hành vi thuộc khoản 1 và khoản 2 Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019; hoặc đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Đặc biệt, người lao động vi phạm kỷ luật trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi cũng không bị xử lý kỷ luật lao động. Những quy định này thể hiện sự bảo vệ cần thiết đối với người lao động trong các hoàn cảnh đặc biệt, đồng thời hạn chế nguy cơ lạm dụng quyền quản lý của người sử dụng lao động.
Như vậy, tuân thủ các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động mà còn là cơ sở để bảo đảm tính hợp pháp của quyết định kỷ luật, hạn chế tranh chấp lao động và duy trì quan hệ lao động ổn định, hài hòa giữa các bên. Việc xử lý kỷ luật cần được thực hiện trên cơ sở có căn cứ, đúng đối tượng, đúng thời điểm và bảo đảm đầy đủ quyền của người lao động theo quy định pháp luật.
IV. Các bước xử lý kỷ luật lao động
Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được thực hiện qua các bước cụ thể, từ việc xác định hành vi vi phạm, tổ chức cuộc họp đến ban hành quyết định xử lý kỷ luật. Người sử dụng lao động cần tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về thông báo, thời hạn, thành phần tham dự và lập biên bản nhằm bảo đảm tính hợp pháp của quá trình xử lý.
Bước 1: Xác định hành vi vi phạm và lập biên bản hoặc thu thập chứng cứ.
Khi phát hiện người lao động vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm hành vi xảy ra, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm, đồng thời thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên và người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi. Trường hợp phát hiện hành vi vi phạm sau khi sự việc đã xảy ra, người sử dụng lao động phải thu thập chứng cứ để chứng minh lỗi của người lao động.
Bước 2: Thông báo và tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.
Trong thời hiệu xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm họp, họ tên người bị xử lý và hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự theo quy định, bảo đảm họ nhận được thông báo ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp. Các thành phần được thông báo phải xác nhận tham dự; nếu có người không thể tham dự, hai bên thỏa thuận thay đổi thời gian, địa điểm. Trường hợp không thỏa thuận được, người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp. Nếu thành phần phải tham dự không xác nhận hoặc vắng mặt, cuộc họp vẫn được tiến hành theo quy định.
Bước 3: Tiến hành họp và lập biên bản xử lý kỷ luật lao động.
Cuộc họp được tổ chức theo thời gian, địa điểm đã thông báo, bảo đảm quyền tham dự, trình bày ý kiến và tự bào chữa hoặc nhờ người bào chữa của người lao động. Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản và thông qua trước khi kết thúc. Biên bản phải có chữ ký của các thành phần tham dự theo quy định; trường hợp có người không ký, người ghi biên bản phải ghi rõ họ tên và lý do không ký, nếu có.
Bước 4: Ban hành và gửi quyết định xử lý kỷ luật lao động.
Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, người có thẩm quyền phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật và gửi đến các thành phần phải tham dự theo quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao Động 2019. Quyết định phải được ban hành đúng thẩm quyền, căn cứ và hình thức kỷ luật được pháp luật cho phép, bảo đảm phù hợp với hành vi vi phạm đã được xác định.
Tóm lại, việc tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động là yêu cầu bắt buộc đối với người sử dụng lao động. Chỉ cần vi phạm các quy định về thời hạn thông báo, thành phần tham dự, lập biên bản hoặc thẩm quyền ban hành quyết định, quá trình xử lý có thể phát sinh rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện từng bước một cách chặt chẽ, khách quan và đúng quy định pháp luật.
Việc xử lý kỷ luật lao động đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật trong quản lý nhân sự mà còn hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động. Do đó, người sử dụng lao động cần tuân thủ đầy đủ các quy định về căn cứ, thời hiệu và trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật. Văn phòng Luật sư Royal cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động, góp phần bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ pháp luật trong hoạt động doanh nghiệp.
Mọi thông tin yêu cầu tư vấn vui lòng liên hệ:
⚖️ VĂN PHÒNG LUẬT SƯ ROYAL – Royal law firm
📩Email: info@royallaw.vn
🌏 Website: https://royallaw.vn/
☎️ Hotline: 0989 337 688
Văn phòng Hà Nội:
☎️Điện thoại: (84-24) 3512 2931
🏢Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà NewSkyLine, KĐTM Văn Quán, đường Nguyễn Khuyến, phường Hà Đông, thành phố Hà Nội.
Văn phòng thành phố Hồ Chí Minh:
☎️ Điện thoại: (84-28) 2213 5775
🏢Địa chỉ: Lầu 4, tòa nhà Halo Building, số 10 Phan Đình Giót, phường Tân Sơn Hòa, thành phố Hồ Chí Minh.
