THỦ TỤC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN MỚI NHẤT

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện do thay đổi mô hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức hoặc không còn nhu cầu duy trì. Vậy thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện mới nhất được thực hiện như thế nào, hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì và doanh nghiệp cần lưu ý gì trong quá trình thực hiện?

1. HIỂU THẾ NÀO VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA DOANH NGHIỆP

Căn cứ tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Như vậy, Văn phòng đại diện không phải là một pháp nhân độc lập mà là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được doanh nghiệp thành lập nhằm thực hiện một số công việc nhất định theo sự phân công, ủy quyền của doanh nghiệp.

2. THỦ TỤC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Trước khi thực hiện thủ tục đăng ký chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện có trách nhiệm thực hiện các thủ tục cần thiết với cơ quan thuế để hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Việc hoàn thành nghĩa vụ thuế là một trong những điều kiện cần thiết trước khi doanh nghiệp tiến hành đăng ký chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

2.1. Hồ sơ chấm dứt Văn phòng đại diện

Căn cứ tại khoản 2 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

“Điều 66. Đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

2. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.”

Như vậy, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành quyết định chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải gửi Thông báo chấm dứt hoạt động và Nghị quyết hoặc quyết định chấm dứt hoạt động tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt đơn vị. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ thì phải có văn bản ủy quyền.

2.2. Trình tự giải quyết hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, hồ sơ được giải quyết theo trình tự và thời hạn quy định tại khoản 3 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cụ thể:

Bước 1: Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin cho Cơ quan thuế

Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế để xác định tình trạng hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện.

Bước 2: Cơ quan thuế phản hồi về nghĩa vụ thuế trong thời hạn 02 ngày làm việc

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin từ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Kết quả phản hồi của Cơ quan thuế là cơ sở để Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét việc cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện.

Bước 3: Cập nhật tình trạng pháp lý trong thời hạn 05 ngày làm việc

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện chuyển tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng “đã chấm dứt hoạt động” trong một trong các trường hợp sau:

• Không nhận được ý kiến của Cơ quan thuế về việc văn phòng đại diện chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; hoặc
• Nhận được ý kiến của Cơ quan thuế xác nhận văn phòng đại diện đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.

Đồng thời, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 4: Trường hợp chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế

Trường hợp Cơ quan thuế có ý kiến từ chối do văn phòng đại diện chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo cho doanh nghiệp biết để doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế còn thiếu theo quy định.

*Lưu ý: Đối với văn phòng đại diện ở nước ngoài

Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài, việc chấm dứt hoạt động được thực hiện theo quy định của pháp luật nước nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Sau khi nhận được thông báo, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Tóm lại về thời hạn giải quyết: Cơ quan thuế có 02 ngày làm việc để phản hồi về tình trạng nghĩa vụ thuế; Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ để cập nhật tình trạng pháp lý và ra thông báo chấm dứt hoạt động nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Mọi thông tin yêu cầu tư vấn vui lòng liên hệ:

⚖️ VĂN PHÒNG LUẬT SƯ ROYAL – Royal law firm

📩Email: info@royallaw.vn

🌏 Website: https://royallaw.vn/

☎️ Hotline: 0989 337 688

Văn phòng Hà Nội:

☎️Điện thoại: (84-24) 3512 2931

🏢Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà New SkyLine, KĐT Văn Quán, đường Nguyễn Khuyến, phường Hà Đông, thành phố Hà Nội.

Văn phòng thành phố Hồ Chí Minh:

☎️ Điện thoại: (84-28) 2213 5775

🏢Địa chỉ: Lầu 4, tòa nhà Halo Building, số 10 Phan Đình Giót, phường Tân Sơn Hòa, thành phố Hồ Chí Minh.