ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU QUỐC TẾ QUA HỆ THỐNG MADRID: LƯU Ý PHÁP LÝ VÀ THỰC TIỄN XỬ LÝ HỒ SƠ

Việc xác lập quyền sở hữu trí tuệ tại thị trường nước ngoài thông qua Hệ thống Madrid (Thỏa ước Madrid và Nghị định thư Madrid) là phương thức pháp lý tối ưu để các doanh nghiệp Việt Nam bảo vệ nhãn hiệu. Tuy nhiên, quy trình nộp đơn quốc tế tồn tại nhiều rào cản kỹ thuật đòi hỏi người nộp đơn phải nắm vững cả pháp luật trong nước lẫn các quy định của Tổ chức Sở hữu Trí tuệ Thế giới (WIPO).

Từ thực tiễn tư vấn và đại diện xử lý hồ sơ, Văn phòng Luật sư Royal lưu ý các doanh nghiệp những rủi ro pháp lý trọng tâm sau đây:

1. Rủi ro từ nguyên tắc phụ thuộc vào đơn cơ sở

Căn cứ quy định tại Khoản 4, Điều 25 thuộc Mục 4, Chương II của Nghị định 65/2023/NĐ-CP: “Đơn Madrid có nguồn gốc Việt Nam phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định. Người nộp đơn phải điền đầy đủ, chính xác, đúng quy định các thông tin trong tờ khai, thống nhất với các thông tin ghi trong đơn cơ sở hoặc đăng ký cơ sở”. Quy định này khẳng định nguyên tắc bất di bất dịch: thủ tục đăng ký quốc tế qua hệ thống Madrid phải được thiết lập dựa trên một quyền sở hữu trí tuệ (đã nộp đơn hoặc đã được cấp bằng) tại cơ quan sở hữu trí tuệ quốc gia.

Tuy nhiên, rủi ro pháp lý trọng tâm mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm xuất phát từ Điều 6 của Nghị định thư Madrid quy định về sự phụ thuộc vào đơn cơ sở. Cụ thể, hệ thống Madrid áp dụng cơ chế “Sự phụ thuộc 5 năm”. Trong thời hạn 5 năm kể từ ngày đăng ký quốc tế, hiệu lực của nhãn hiệu tại tất cả các quốc gia chỉ định phụ thuộc hoàn toàn vào tình trạng pháp lý của đơn/văn bằng cơ sở tại Việt Nam.

Nếu trong khoảng thời gian 5 năm này, đơn cơ sở tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam bị từ chối cấp văn bằng, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị hủy bỏ, đình chỉ hiệu lực (do có bên thứ ba phản đối hoặc do không sử dụng), thì đăng ký quốc tế cũng sẽ mặc nhiên bị hủy bỏ hiệu lực toàn bộ.

Giải pháp thực tiễn: Việc tiến hành nộp đơn quốc tế không nên được thực hiện một cách vội vã chỉ nhằm mục đích ấn định ngày ưu tiên. Trước khi thiết lập và nộp hồ sơ MM2 thông qua Cục Sở hữu trí tuệ, tổ chức đại diện pháp lý và doanh nghiệp phải thực hiện nghiệp vụ tra cứu chuyên sâu, đánh giá toàn diện và khách quan khả năng bảo hộ của nhãn hiệu ngay tại thị trường Việt Nam. Việc bảo đảm một “nền móng” đơn cơ sở vững chắc là điều kiện tiên quyết. Nếu vội vàng nộp đơn quốc tế dựa trên một đơn cơ sở tiềm ẩn nguy cơ bị từ chối cao, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rủi ro lãng phí toàn bộ ngân sách tài chính và thời gian đã đầu tư cho việc bảo hộ tại nước ngoài.

2. Rủi ro phát sinh thông báo thiếu sót do sai lệch phí thanh toán

Biểu phí đăng ký quốc tế của WIPO được tính bằng đồng Franc Thụy Sĩ (CHF) và có thể có sự điều chỉnh theo từng thời kỳ. Trong quá trình xử lý đơn, một trong những rủi ro dễ dẫn đến việc WIPO ban hành Thông báo thiếu sót (Notification of Irregularity) là do số tiền thực nhận không khớp với biểu phí hiện hành.

Nguyên nhân thường xuất phát từ việc người nộp đơn không cập nhật biểu phí mới nhất của WIPO, tính toán sai tỷ giá, hoặc phổ biến nhất là do các ngân hàng trung gian thực hiện lệnh chuyển tiền quốc tế (SWIFT) tự động khấu trừ phí xử lý giao dịch. Hậu quả là hồ sơ sẽ bị đình chỉ xem xét cho đến khi khoản phí thiếu hụt được nộp bổ sung, làm kéo dài thời gian thẩm định và đe dọa trực tiếp đến ngày ưu tiên của đơn.

Giải pháp thực tiễn: Sự chuyên nghiệp trong thủ tục nộp đơn quốc tế đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối về tài chính. Doanh nghiệp và tổ chức đại diện cần chủ động xem xét kỹ lưỡng tỷ giá ngoại tệ và đối chiếu trực tiếp với quy định về chi phí đăng ký trên hệ thống của WIPO ngay tại thời điểm chuẩn bị nộp hồ sơ. Đồng thời, khi thiết lập lệnh thanh toán quốc tế, bắt buộc phải yêu cầu ngân hàng áp dụng mã lệnh OUR (người chuyển tiền chịu toàn bộ phí giao dịch trong và ngoài nước). Các bước kiểm soát chặt chẽ này nhằm đảm bảo thanh toán kịp thời, đúng và đủ số tiền theo quy định pháp luật hiện hành, loại trừ hoàn toàn rủi ro thiếu hụt phí.

3. Vướng mắc trong phân loại nhóm hàng hóa, dịch vụ

Căn cứ quy định của Thỏa ước Madrid, Nghị định thư Madrid và được nội luật hóa tại Điều 25 Nghị định 65/2023/NĐ-CP đối với đơn Madrid có nguồn gốc Việt Nam, thông tin trong tờ khai đơn quốc tế bắt buộc phải thống nhất, đồng nghĩa với việc phạm vi danh mục hàng hóa, dịch vụ không được phép mở rộng hoặc vượt quá phạm vi đã liệt kê trong đơn cơ sở hoặc đăng ký cơ sở tại Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam.

Tuy nhiên, trong quá trình lập hồ sơ, một lỗi nghiệp vụ phổ biến là việc dịch thuật nguyên văn danh mục tiếng Việt đã được chấp nhận sang tiếng Anh để điền vào tờ khai MM2. Vấn đề cốt lõi là tiêu chuẩn thẩm định danh mục của các cơ quan sở hữu trí tuệ quốc gia không đồng nhất. Nếu áp dụng cách dịch nguyên văn, hồ sơ mang rủi ro bị từ chối rất cao tại các quốc gia có tiêu chuẩn thẩm định khắt khe như Hoa Kỳ (USPTO) hay Nhật Bản (JPO). Các cơ quan này yêu cầu định nghĩa bản chất, mục đích sử dụng của sản phẩm, dịch vụ với độ chi tiết hẹp hơn rất nhiều so với thông lệ chấp nhận tại Việt Nam.

Giải pháp thực tiễn: Tuyệt đối không áp dụng phương pháp dịch thuật từ ngữ máy móc từ đơn cơ sở. Để đảm bảo hồ sơ vượt qua khâu thẩm định hình thức tại WIPO và thẩm định nội dung tại cơ quan bản địa của quốc gia chỉ định, tổ chức đại diện cần rà soát và đối chiếu qua cơ sở dữ liệu Madrid Goods & Services Manager (MGS) của WIPO. Việc chủ động lựa chọn các thuật ngữ tiếng Anh đã được chuẩn hóa và được các nước sở tại chấp thuận trước trên hệ thống MGS sẽ giúp loại trừ nguy cơ nhận thông báo thiếu sót từ WIPO, đồng thời hạn chế tối đa tỷ lệ nhận quyết định từ chối tạm thời do lỗi mô tả hàng hóa.

Đăng ký nhãn hiệu quốc tế là một quy trình pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các quy định trong nước và quốc tế. Văn phòng Luật sư Royal – Là tổ chức Đại diện Sở hữu công nghiệp, với mạng lưới đối tác pháp lý toàn cầu và kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, luôn sẵn sàng tư vấn chiến lược và đại diện cho doanh nghiệp giải quyết triệt để các vướng mắc pháp lý phát sinh trong suốt quá trình xác lập quyền bảo hộ thương hiệu tại thị trường quốc tế.

Mọi thông tin yêu cầu tư vấn vui lòng liên hệ:

⚖️ VĂN PHÒNG LUẬT SƯ ROYAL – Royal law firm

📩Email: info@royallaw.vn

🌏 Website: https://royallaw.vn/

☎️ Hotline: 0989 337 688

Văn phòng Hà Nội:

☎️Điện thoại: (84-24) 3512 2931

🏢Địa chỉ: Tầng 8, P.802 tòa nhà HH2 Bắc Hà, số 15 phố Tố Hữu, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Văn phòng thành phố Hồ Chí Minh:

☎️ Điện thoại: (84-28) 2213 5775

🏢Địa chỉ: Lầu 4, tòa nhà Halo Building, số 10 Phan Đình Giót, phường Tân Sơn Hòa, thành phố Hồ Chí Minh