Hợp pháp hóa lãnh sự và những điều cần biết

Về mặt lý thuyết, để một giấy tờ, tài liệu được cấp bởi một quốc gia A được chấp nhận và sử dụng hợp pháp ở một quốc gia B thì tài liệu này phải trải qua một số thủ tục ở cả nước cấp (A) và nước sử dụng (B) nhằm xác thực tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu đó. Quy trình này gọi chung là hợp pháp hóa lãnh sự (legalization).

Nói cách khác, hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình một quốc gia cung cấp giấy phép hợp pháp hóa đối với các tài liệu được cấp ở một quốc gia khác nhằm làm cho hồ sơ hoặc tài liệu đó có giá trị tại quốc gia của mình. Đó là một cách để các chính phủ đảm bảo rằng các tài liệu được sử dụng ở quốc gia của họ không trái với luật của họ. Cụ thể, theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Sở dĩ đặt ra yêu cần hợp pháp hóa lãnh sự vì việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ sẽ giúp văn bản nước ngoài có giá trị về mặt pháp lý, sử dụng được tại Việt Nam. Thủ tục này giúp bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam. Đồng thời các cơ quan nhà nước cũng dễ dàng hơn khi quản lý người nước ngoài.

Về người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, được quy định tại Điều 6 Nghị định 111/2021, theo đó gồm:

1. “Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện”.

Khi người nước ngoài (cá nhân hay tổ chức kinh tế) trong các trường hợp như:

• Làm kinh doanh tại Việt Nam;
• Học tập tại Việt Nam;
• Thành lập công ty vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam;
• Chuyển nhượng vốn với các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam;
• Bổ sung ngành nghề kinh doanh công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam;
• Thay đổi giấy chứng nhận đăng ký đầu tư tại Việt Nam.

Thì phải xuất trình cho các cơ quan có thẩm quyền hoặc các đối tác các tài liệu nước ngoài cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động công việc theo yêu cầu.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự này thường được người nước ngoài hay tổ chức kinh tế nước ngoài thực hiện đối với các tài liệu cần sử dụng tại Việt Nam, chẳng hạn như:

• Đối với cá nhân người nước ngoài sinh sống, làm việc, học tập, định cư hay kết hôn tại Việt Nam họ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy chứng nhận kết hôn và các hồ sơ địa phương khác.
• Với tổ chức kinh tế nước ngoài, hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự có thể là: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận thành lập của tổ chức nước ngoài; Hộ chiếu của nhà đầu tư người nước ngoài, báo cáo tài chính, xác nhận nghĩa vụ thuế của tổ chức tại nước ngoài hoặc những giấy tờ công khác.

Theo Công ước LaHay (Hague Apostille), các giấy tờ công bao gồm:

+ Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với tòa án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ, tài liệu được lập bởi công tố viên, thư ký tòa án, hoặc thừa phát lại (“huissier de justice”);

+ Văn bản công chứng;

+ Giấy tờ hành chính;

+ Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân như chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự việc diễn ra vào một ngày nhất định cụ thể và chứng nhận chính thức hoặc công chứng chữ ký.

Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được trình bày tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP gồm: Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật; Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau; Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật; Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc; Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Ngoài ra, có những trường hợp ngoại lệ khi một số quốc gia có thể yêu cầu rằng chỉ những loại tài liệu cụ thể mới được hợp pháp hóa, chẳng hạn như những tài liệu liên quan đến tài chính hoặc quốc phòng.

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục bắt buộc và cần thiết đối với công dân nước ngoài khi cần hoạt động, làm việc tại Việt Nam. Giúp Việt Nam quản lý và điều hành tối ưu hơn trong công tác quản lý nhà nước và công dân đang sinh sống trong nước.

---

⚖️ VĂN PHÒNG LUẬT SƯ ROYAL – Royal law firm

?Email: vplsroyal@gmail.com

? Website: https://royallaw.vn/

☎️ Hotline: 0989 337 688

☎️Điện thoại: (84-24) 3512 2931

?Địa chỉ: Tầng 8, P.802 tòa nhà HH2 Bắc Hà, số 15 phố Tố Hữu, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

☎️ Điện thoại: (84-28) 2213 5775

?Địa chỉ: Lầu 4, tòa nhà Halo Building, số 10 Phan Đình Giót, phường 2, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh