VĂN PHÒNG LUẬT SƯ ROYAL

TRÌNH TỰ THỦ TỤC DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN THAY DỔI TRỤ SỞ CHÍNH CỦA CÔNG TY

Ngày đăng: 23-08-2018

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp do thay đổi quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh nên thường có xu hướng tìm kiếm các địa chỉ kinh doanh mới phù hợp hơn. Bởi vậy, việc thay đổi địa chỉ công ty là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay, tuy nhiên thủ tục thay đổi địa chỉ công ty thường gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp bởi vì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ được các quy định của pháp luật.

Vậy để thực hiện thay đôi trụ sở chính của Doanh nghiệp cần thực hiện ra sao?

Quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính của Công ty.

Theo quy định của Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, trị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh. Đồng thời, doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.

Trong trường hợp doanh nghiệp đặt trụ sở tại chung cư thì chung cư đó phải có chức năng cho thuê văn phòng và phải có giấy tờ chứng minh về việc sử dụng chung cư đó làm văn phòng công ty.

Trình tự thủ tục tục thực hiện thay đổi trụ sở chính của công ty.

Để thực hiện thay đổi trụ sở chính của công ty cần phải thực hiện theo hai bước chính như sau:

Bước thứ nhất. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở chính của công ty.

Đối với bước này, có ba trường hợp xảy ra:

Trường hợp một. Đối với doanh nghiệp thực hiện thay đổi trụ sở chính trong cùng quận, huyện:

Trường hợp này ít thay đổi thông tin quản lý thuế của doanh nghiệp cũng như thông tin quản lý đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doành nghiệp (Mẫu thông báo tham khảo tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo gồm:

- Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc Giấy chứng nhận đăngký kinh doanh.

- Thông tin về địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;

- Thông tin thuế đăng ký thay đổi;

- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi

Trường hợp hai. Thay đổi trụ sở chính của công ty khác quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh.

Việc thay đổi này làm thay đổi lớn trong cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp. Do vậy đói với trường hợp này doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Tiến hành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa chỉ trụ sở chính theo quy định của luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế – Mẫu số 08 – MST ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính. Trong đó, kê khai về việc thay đổi: Chỉ tiêu 2. Địa chỉ trụ sở chính của người nộp thuế và Chỉ tiêu 3. Địa chỉ nhận thông báo thuế.
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
Bản sao đăng ký kinh doanh của Công ty.
Mẫu 08 về đăng ký thuế.

Lưu ý: Đối với việc chuyển địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc nộp tờ khai thuế cũng như đóng thuế đầy đủ cho Chi cục thuế theo quy định của pháp luật.

Bước 2. Tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính bên cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ Hồ sơ gồm có:

Quyết định chốt thuế chuyển quận của Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở cũ cấp (mẫu 09,09a).
Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính (Người đại diện theo pháp luật của công ty ký tên, đóng dấu).
Quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu.
Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đã được cấp.
Hợp đồng dịch vụ tư vấn của Quý khách hàng cho đơn vị tư vấn.

Sau 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ chuyên viên thụ lý sẽ có thông báo về hồ sơ đăng ký thay đổi đã hợp lệ. Trả kết quả cho doanh nghiệp về hạng mục yêu cầu thay đổi. Nếu hồ sơ không hợp lệ chuyên viên sẽ ra thông báo về việc sửa đổi bổ sung. Doanh nghiệp bổ sung hồ sơ theo công văn để chuyên viên có cơ sở thẩm xét tiếp.

Trường hợp ba: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cũng phải thực hiện 02 bước như sau:

Bước 2. Tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

- Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (Doanh nghiệp có thể tham khảo Mẫu thông báo tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo bao gồm:

Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
Thông tin về địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
Thông tin thuế đăng ký thay đổi;
Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

- Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.

- Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.

- Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;

- Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

- Thông báo của Chi cục thuế về việc doanh nghiệp (người nộp thuế) chuyển địa chỉ trụ sở chính.

Bước thứ hai: Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đã chuẩn bị ở trên tới cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể:

Cách 1: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Hồ sơ của doanh nghiệp, chuyên viên thụ lý Hồ sơ sẽ kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của Hồ sơ đăng ký kinh doanh.

+ Trường hợp Hồ sơ đầy đủ, phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh Chuyên viên sẽ trả kết quả đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp (cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản mới).

+ Trường hợp Hồ sơ chưa đầy đủ và không chính xác nội dung thông tin, Chuyên viên trả Hồ sơ lại cho doanh nghiệp và Thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp nội dung cần sửa đổi bổ sung. Khi nhận được thông báo, doanh nghiệp cần sửa đổi, bổ sung lại Hồ sơ theo đúng như nội dung ghi trên thông báo và quay trở lại Bước 1 thực hiện việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ đầu.

Cách 2: Doanh nghiệp có thể tiến hànhthực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử và thanh toán lệ phí qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người đại diện theo pháp luật sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Trường hợp hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của hồ sơ đăng ký kinh doanh, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Cách 3. Doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh:

Trước tiên, người nộp Hồ sơ phải tiến hành đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thực hiện việc yêu cầu cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh bằng việc tiến hành việc kê khai thông tin, tải văn bản điện tử của các giấy tờ chứng thực cá nhân.

Người thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh đăng nhập vào Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, bạn sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Trên đây là những tư vấn của Văn phòng Luật sư Royal về trình tự thủ tục thay đổi trụ sở chính của Doanh nghiệp.

Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết xin liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ sau:

VĂN PHÒNG LUẬT SƯ ROYAL

Phòng 802 - tòa nhà Bắc Hà, phố Tố Hữu, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Tel: 04. 3512 2931 – 6294 0932 Fax: 04. 35122930

Email: vplsroyal@gmail.com Website: www.royallaw.vn

Hotline: 0989337688

Đăng bởi Admin.